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您 hold住了嗎?機密檔案的歸檔點收

您知道機密檔案歸檔點收相關作業規定及做法與一般檔案不同嗎?為落實機密檔案歸檔點收,俾益於後續管理、保密及查檢等作業,本文將綜整機關經常詢問之實務問題,輔以相關規定說明,並以淺顯易懂的舉例方式,讓您hold住機密檔案歸檔點收。

壹、機密檔案的範疇
首先,我們先釐清機密檔案與一般檔案的區別。依國家機密保護法及其施行細則與文書處理手冊之規定,機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書,國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一般公務機密文書列為「密」等級。文書是檔案的前身,因此,公務文書辦畢歸檔時,如列有密或密以上等級且解密條件尚未成就或未屆保密期限,或未依規定完成解密程序者,皆屬機密檔案的範疇;未列有密等或已依規定完成解密程序者,則為一般檔案

貳、機密檔案歸檔點收
機密文書辦畢後,其歸檔有別於一般檔案,應依機密檔案管理辦法第4條規定,由承辦人員使用機密檔案專用封套裝封(圖2),並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件,續於封口簽章後,送檔案管理單位辦理歸檔。但案由或案名,得以代碼或代名表示。

檔案管理人員點收機密文書時,僅得依封套上記載事項檢視,不得拆開封套;封套上記載不全者,應退回補正。

參、常見Q&A

Q1.機密檔案專用封套「案由(名)」欄位可以只記載「密不錄由」嗎?

A1.機關檔案編目規範第2點與機關檔案管理作業手冊第8章規定,案名係檔案管理人員在同一類目之下,依案情關聯或性質相同之案件編案整卷後,賦予扼要表達案卷內容之名稱;案由係扼要表達案件主旨或事由之文字。依上開規定且為考量後續管理及辨識不同案件之需,建議扼要記載案件內容,但不得揭露機敏資訊,或得以代碼或代名表示之,惟不宜著錄「密不錄由」。

Q2.機密檔案專用封套「案卷內文件起迄日期」欄位要怎麼填?

A2.機關檔案編目規範第12點與機關檔案管理作業手冊第9章規定,案卷內文件起迄日期係指案卷內最早與最晚之文件產生日期。至案件文件產生日期之判定:屬機關創簽者,以核判日期為文件產生日期;發文者,以本機關發文日期為文件產生日期;來文存查者,以來文機關之發文日期為文件產生日期。例如封套內僅封裝1件檔案時,應填寫該案件之文件產生日期;合併多件文號為1案件時,文件產生日期應以該案件最後產生之文件為著錄依據;若封套內有2案件以上檔案時,則應填寫封套內文件之最早與最晚產生日期。

Q3.機密檔案專用封套「頁數、件數、附件數」等欄位怎麼填?

A3.機密檔案管理辦法第4條與機關檔案管理作業手冊第22章規定,機密檔案專用封套應填列之「頁數」係指該封套內本文及隨同裝訂附件之頁數總和,「件數」係指案件數(合併多件文號為1案件者,件數欄位應記載1),「附件數」係指該封套內之附件總數量(含各媒體類型)。

Q4.保密期限可以大於保存年限嗎?保密期限大於保存年限時應如何處理?

A4.各機關檔案保存年限之賦予,應視檔案之業務性質及內容價值,依機關所定之檔案保存年限區分表為之;至機密文件之保密期限,為原核定機關就案件性質及內容,並依相關規定決定應保密期間或解密條件,二者定義與作用不同。例如機密文件之保密期限核列20年,但依機關檔案分類及保存年限區分表規定,該案件之保存年限為10年,應主動個案檢討調整其保存年限,或於定期清查機密檔案時,請原核定機關檢討保密期限,或至屆滿保存年限時延長保存年限。俟保密期限屆滿或經原核定機關檢討解密後,依規定辦理解密程序並配合修正檔案目錄;解密後之檔案,則依一般檔案管理。另機密檔案未經解密,依機密檔案管理辦法第18條規定,不得銷毀。

肆、結語
看完了以上說明,想必您已對機密檔案歸檔點收有更深入的瞭解!希望這些常見問題解答與範例,能協助釐清機關檔案管理人員與承辦人員的疑惑,讓您hold住機密檔案歸檔點收,以提升管理效能。

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  • 資料更新: 2017/10/2 14:31
  • 資料檢視: 2017/10/2 14:31

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