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檔案知識+

檔案保存價值鑑定真輕鬆

壹、何時需要辦理檔案鑑定
簡單的說,檔案鑑定就是判定檔案的保存價值,在判定過程中依據檔案的內容、形式屬性及應用需求,遵循一定原則與步驟,並選擇適當方式、方法與基準。因此,如果對檔案的保存價值存有疑義時,就要辦理鑑定,比如,辦理檔案銷毀或應用時發生疑義或爭議、檔案因年代久遠而難以判定其保存年限時,或是因為修訂檔案保存年限區分表及機關永久保存檔案移轉本局前都是辦理檔案鑑定的時機。

另,特別提醒機關在辦理檔案銷毀層送本局審核前,應先檢視擬銷毀之檔案是否有屬本機關檔案保存年限區分表,或本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準(GRS)之清理處置列「屆期後鑑定」者,或本局銷毀審核意見請機關辦理「鑑定」者,這些情形時也是一定要鑑定的啦!

貳、如何辦理檔案鑑定
許多人在初次辦理檔案鑑定時,常常不知從何著手,其實只要掌握下列作業流程,就能順利完成鑑定作業:

確立檔案鑑定目的及範圍
配合機關檔案保存年限區分表訂(修)定、檔案銷毀或移轉等檔案清理決策之需要,確認檔案鑑定作業之目的與檔案鑑定範圍,包括檔案涵蓋年代、產生時間、類別及數量等事項。

分析機關背景及檔案概況
分析本機關或檔案原管有機關組織沿革、職能變遷及相關業務法令;機關主要職能對國家或社會之影響;檔案涵蓋年代及產生時間;檔案產生之原因;檔案類別所含案卷及主要內容;檔案形式及保存狀況。

選擇鑑定方式
考量辦理鑑定之目的、檔案數量與檔案類別及性質,就內容鑑定、職能鑑定、宏觀鑑定等三種鑑定方式中選擇合適的鑑定方式,請參考檔案保存價值鑑定規範第6至10點。

選擇鑑定方法
依鑑定目的、檔案性質、數量及範圍,並衡酌機關經費、人力、作業時間、檔案鑑定技術及對民眾權益維護之影響,採一種或數種方法進行;必要時,得成立鑑定小組,鑑定方法請參考檔案保存價值鑑定規範第11點及機關檔案管理作業手冊第15章。

選擇適用鑑定基準
鑑定基準包括原有價值、行政稽憑價值、法律價值、資訊價值、歷史價值、管理成本及風險評估等,各機關視依業務需要,得彈性選擇適當之鑑定基準,請參考檔案保存價值鑑定規範第12至17點。

評估及判定檔案保存價值
審酌影響國家安全及公益程度、典章或史料文物之價值、法律信證之維護、行政程序之稽憑、學術研究之參考、機關之特性、個人權益之維護等事項,判定檔案保存價值。

提出鑑定結果及撰寫鑑定報告
各機關完成檔案保存價值鑑定後,應將鑑定之過程、結果及建議做成鑑定報告,並陳報機關首長核定。鑑定報告格式,請參考機關檔案管理作業手冊第15章,表15-2。

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  • 資料更新: 2017/9/1 10:29
  • 資料檢視: 2017/9/1 10:28

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